Como reduzir custos e melhorar a comunicação utilizando VoIP

A comunicação sempre foi uma premissa para que uma iniciativa funcione de forma correta. No caso de empresas, sem uma comunicação eficiente, gasta-se mais, não só em serviços como também no retrabalho ocasionado por uma mensagem que foi mal interpretada.

Confira neste post, como o uso de tecnologias Voip estão ligadas à eficiência e economia. De fato, poderíamos unir as duas coisas em um só termo: otimização. Para garantir a continuidade das operações de um empreendimento, é fundamental aproveitar os recursos disponíveis para que processos, produtos e serviços funcionem da melhor maneira. Em outras palavras: não há espaço para desperdício.

O problema
Para continuar com base em um caso concreto, ou uma situação comum em empresas de todos os tipos: a comunicação entre colaboradores e outros envolvidos na rotina de trabalho normalmente é feita através de vários meios. Chamadas telefônicas, Whatsapp, Teams e a lista pode seguir com outros tipos de suporte.
A questão é: a telefonia pode sair muito cara, principalmente nos casos onde há unidades em outros estados ou municípios. Já os recursos que têm como suporte a internet, dependem de uma boa qualidade de conexão para que funcionem sem inconvenientes, cortes, ou interrupções no serviço. Outro detalhe: a descentralização. Nem todo mundo conta com as mesmas ferramentas e as informações podem se perder durante a dinâmica de trabalho.

Então, o que fazer para reduzir custos nas empresas, principalmente em relação à comunicação entre as unidades?

VoiP vs Telefonia Convencional
Ainda que compartilhe o mesmo objetivo que a telefonia que conhecemos, o serviço de VoIP apresenta características que o diferenciam do sistema convencional de chamadas telefônicas.

– Um telefone sempre está associado à uma localidade pré-determinada. Com VoIP, é possível escolher a origem;
– Nas chamadas, a telefonia tradicional está condicionada ao destino e à planos específicos. O VoIP é mais flexível e, independente da localidade, as chamadas entre os ramais internos são gratuitas;
– A telefonia convencional não permite mobilidade, e os celulares pagam taxas extras quando saem de sua origem. Com VoIP, você só precisa de um sinal de internet, independente de onde se encontre;
– A telefonia fixa depende de uma instalação física. Os celulares da cobertura. Com VoIP, até mesmo com um sinal de 50 Kbps é possível fazer chamadas sem cortes e com qualidade de áudio.

Sobre Custos e Vantagens da telefonia VoIP
Em relação aos custos, uma chamada via telefonia VoIP pode custar aproximadamente 25% do que seria gasto em uma chamada via telefone. Isso sem falar que, entre ramais da mesma empresa, o custo é zero. Em chamadas internacionais, a diferença é ainda maior. Quando pensamos em infraestrutura, elimina-se a necessidade de investir em equipamentos para amplificar o sinal de telefone, principalmente em regiões remotas.

Quando pensamos na multiplicidade de serviços e valor agregado, é preciso considerar a polivalência dos planos de VoIP. Os recursos vão além da comunicação direta e permite mandar mensagens, fazer chamadas para computadores e até realizar videochamadas. Isso permite que algumas soluções extras não precisem ser contratadas e a empresa concentre toda sua comunicação em um só lugar.

A simplicidade é um fator determinante quando se busca gastar menos. Afinal de contas, quanto custa capacitar um colaborador para usar uma ferramenta específica, ou adquirir aparelhos que sejam capazes de rodar programas de comunicação? Nem todo gasto é direto, quando falamos de comunicação. É preciso contar com o suporte adequado.

E para fechar as vantagens que podemos relacionar à redução de custos, a gestão das comunicações também é beneficiada. Todas as chamadas entre ramais podem ser rastreadas a partir de uma única central. E a tecnologia VoIP permite que as comunicações sejam gravadas, a própria produtividade pode ser monitorada através da central.

Reduzir custos nas empresas ficou mais fácil, basta contar com uma solução de telefonia VoIP e perceber como sua performance melhora em vários sentidos.

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