As principais diferenças entre reuniões remotas e reuniões presenciais

Em um passado não tão distante, a ideia de conduzir reuniões sem a presença física parecia quase impensável. Contudo, com a internet e o rápido avanço das plataformas de comunicação, essa realidade tem passado por transformações significativas.
A correria do dia a dia, o congestionamento das cidades grandes e a necessidade de imediatismo nas tomadas de decisões colaboraram para que os recursos 2.0 passassem a substituir tarefas antes corriqueiras. Encontros pessoais, viagens e até ligações telefônicas aos poucos deixam de ser tão frequentes e dão lugar às mensagens instantâneas, webconferências e conference calls.
É evidente que reuniões remotas e reuniões presenciais possuem características distintas e, ao optar por uma ou outra modalidade, é crucial ponderar alguns fatores:

Reuniões remotas
– Podem ser feitas a qualquer hora, em qualquer lugar
– Recursos multimídia enriquecem a experiência.
– Envolvidos não precisam se deslocar
– Dúvidas podem ser sanadas a qualquer momento, em tempo real
– É possível conectar ao mesmo tempo clientes, fornecedores e colaboradores
– Dados e informações podem ser compartilhados com todos
– Comunicação global e simultânea
– Agilidade e rapidez nos processos
– Possível sensação de impessoalidade
– Em alguns casos, não dá pra saber como quem está do outro lado se comporta frente às informações passadas

Reuniões presenciais
– Necessidade de agendamento com antecedência
– Fornecimento de apresentações detalhadas exige preparação prévia
– Viagens e deslocamentos são necessários
– Dependendo do número de pessoas envolvidas, nem todas as dúvidas podem ser esclarecidas
– Reunir clientes, fornecedores e colaboradores se torna mais difícil devido às agendas de cada um
– Requerem espaço físico adequado para acomodar as pessoas
– Deve ser elaborada com antecedência
– Estabelece proximidade física entre os participantes
– É possível observar e interpretar a linguagem corporal de cada indivíduo

O modelo “face a face” jamais deixará de existir. Em alguns casos, ele é insubstituível e confere maior credibilidade e pessoalidade ao encontro. Para criar vínculos, é fundamental conhecer algumas pessoas fora do ambiente virtual. Reuniões remotas tendem a ser mais objetivas, enquanto nas pessoais podem ocorrer desvios do assunto principal. Levando em conta a importância das reuniões para o ambiente corporativo, é preciso saber quando o encontro físico é realmente imprescindível. Em muitos casos, encontros virtuais conferem agilidade e muito mais eficiência. Além de dispensarem a necessidade de locomoção, reuniões online são mais pontuais, evitam dispersão e aumentam consideravelmente a possibilidade de interação entre todos. Considerando fatores geográficos, a urgência do assunto, gastos e número de pessoas a serem atingidas, é possível escolher o método mais adequado para as variadas ocasiões comuns ao mundo corporativo.

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